Канцелярия является структурным подразделением Самарского учебного центра ФПС. Канцелярия предназначена для ведения несекретного делопроизводства: обработки поступающей в учебный центр корреспонденции, передачи ее на рассмотрение начальнику учебного центра, и после получения соответствующей резолюции – исполнителям, а также для отправки исходящей документации, осуществления справочно-консультационной работы со структурными подразделениями по своему направлению.
Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, который по функциональным обязанностям и структуре учебного центра подчиняется начальнику Самарского учебного центра ФПС.
Основные задачи канцелярии:
- документальное обеспечение деятельности руководства;
- контроль за обеспечением работы с документами ограниченного распространения;
- контроль за своевременностью исполнения служебных документов и поручений руководства;
- осуществление контроля за своевременностью рассмотрения обращения граждан и сотрудников Самарского учебного центра ФПС;
- прием и регистрация поступающей корреспонденции;
- регистрация и отправка исходящей корреспонденции;
- прием и учет письменных обращений граждан и сотрудников Самарского учебного центра ФПС;
- составление и отработки номенклатуры дел;
- формирование и хранение дел первого раздела номенклатуры дел Самарского учебного центра ФПС;
- реализация мер, направленных на совершенствование методов работы канцелярии.
Основные функции канцелярии:
- прием, учет и распределение поступающих документов, письменных обращений граждан и сотрудников Самарского учебного центра ФПС;
- передача документов на рассмотрение начальнику Самарского учебного центра ФПС и после получения соответствующей резолюции – исполнителям;
- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;
- контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполнении и нахождении на исполнении документов;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел;
- формирование, оформление, учет, хранение дел;
- отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;
- проведение инструктажа с вновь принятыми сотрудниками по вопросам организации работы с документами;
- проверка организации ведения делопроизводства, работы комиссий по письменным обращениям граждан и сотрудников Самарского учебного центра ФПС;
- анализ и обобщение данных о документообороте, работе с документами ограниченного распространения, работе с письменными обращениями граждан и сотрудников Самарского учебного центра ФПС.
